כיצד משתמשת ServiceNow במערכת "קליטת והעברת עובדים בארגון" על מנת להאיץ את האספקה לעובדים חדשים ב-94%

אחד העקרונות הבסיסיים שלנו ב-ServiceNow הוא להביא למקום העבודה את אותן חוויות שמהן אנו נהנים כצרכנים. בדיוק כפי שאינטראקציה חיובית עם סוחרים מקוונים יוצרת נאמנות לקוח, חוויות נהדרות כעובד קושרות אותו לחברה בה הוא מועסק. עיקרון זה מסייע בשימור כישרונות, וזוהי הסיבה לכך שאנו משתמשים בפלטפורמת Now משלנו על מנת לשפר את חוויית השירות של הצוות שלנו, החל משלב הקליטה בתפקיד.

כולנו יודעים שישנה רק הזדמנות אחת ליצור רושם ראשוני מעולה, ולכן שלב הקליטה בתפקיד חייב להתבצע היטב. חשוב מאד גם לעזור לעובדים חדשים להתאקלם במהירות ולהפוך לפרודוקטיביים. אין זה נדיר שתהליך הקליטה בתפקיד יהיה ידני, יגזול זמן, ויהיה נתון לטעויות. גם אנחנו לא היינו שונים. חלק גדול מהנטל נפל על רכזי האיוש שלנו: לשלוח אי-מיילים, להשלים את המסמכים ולתאם פעילויות באופן כזה שהכול – החל מאישור כניסה לבניין והכנת שטח עבודה ועד לחשבון אי-מייל וציוד למחשב – יהיה מוכן כבר ביום הראשון.

שינוי מוחלט לטובה בחוויית קליטתם של עובדים חדשים התרחש בזכות "קליטת והעברת עובדים בארגון" של ServiceNow. עכשיו כל הפעילויות הן אוטומטיות, דיגיטליות ומנוהלות ע"י הפתרון הממוחשב – לרבות התיאום והתקשורת בין משאבי האנוש, צוות ה-IT, האחראים על המתקנים וקבוצות אחרות.

הזנת נתונים על עובד חדש פעם אחת בלבד

נתונים על עובד חדש מוזנים פעם אחת ומועברים אוטומטית לטפסים, מסמכים ומאגרי נתונים. הודעות ומשימות נוצרות באופן אוטומטי ומייעלות את התקשורת, מתזמרות כל צעד בתהליך, ויוצרות חוויה חלקה וזורמת יותר. אך שיפור חוויית קליטת העובד היא לא רק ביצוע אוטומטי של רשימות מטלות.

מרכז שירות העובדים שלנו (ESC) הוא מערכת קלה לשימוש ומותאמת אישית לעובדים חדשים – המכילה הכול תחת קורת גג אחת. עוד לפני היום הראשון יכול העובד החדש להיכנס ל-ESC (ראה צילום מסך), לצפות בפריטי הפעולות שלו, ולהשלים מטלות הקשורות לקליטה. מתבצע מעקב אחר ההתקדמות, וכך הוא יודע מה התבצע, מה צריך לעשות, ומה כבר היה צריך להתבצע.

מדריך התמצאות מסביר לאיש הצוות החדש את כל מה שעליו לדעת ולעשות ביום הראשון: לאן ללכת, מה להביא, סדר היום ליום הראשון ועוד. תמיכה במובייל הופכת את החוויה לטובה אף יותר, מכיוון שהיא מעניקה לעובד החדש גישה ל-ESC בכל מקום, בכל זמן ומכל מכשיר.
הפתרון לקליטת עובד חדש של ServiceNow מעניקים יתרונות משמעותיים שניתן למדוד:

• האצה של 94% בזמן האספקה של משאבי IT לעובדים חדשים
• חיסכון של 4,000 שעות בשנה ע"י אוטומציה של תהליך קליטת העובד
• שביעות רצון של 86% מהעובדים מתהליך הקליטה
• חיסכון של 325,000 דולר לשנה בעלויות שירותי משאבי אנוש

בנוסף, מעבר ליתרונות הכמותיים, יצרנו ערך בשלושה תחומים אסטרטגיים:

• חוויה משופרת
  מחקרים מראים כי עובדים מחליטים האם להישאר בחברה מסוימת במהלך ששת החודשים הראשונים. כאשר מעניקים לעובדים חדשים חוויית קליטה מצוינת, הדבר יוצר רושם חיובי הנותן את הטון לימים הבאים ואף מניע שביעות רצון – בממוצע מעניקים העובדים לחוויית הקליטה ציון של 4.3 מתוך 5. מנהלי הגיוס, מחלקת משאבי האנוש, ה-IT והאחראים על המתקנים משקיעים כעת הרבה פחות זמן במטלות אדמיניסטרטיביות ויכולים להתמקד בעדיפות העליונה בעת קליטת העובד: להעניק לעובד תחושת ערך ותחושת חיבור כבר מההתחלה.
• האצת הזמן עד לקבלת ערך
  בכך שהקליטה מתבצעת באופן חלק וחיובי, העובדים נכנסים לעניינים מהר יותר, מכירים את ServiceNow, ומתחילים לתרום באופן פרודוקטיבי. במהלך השנתיים האחרונות התקצר הזמן לאספקת משאבי IT – לפטופים, טלפונים, אפליקציות, פרטי לוג אין, גישה לרשת ועוד – משלושה ימים לארבע שעות בלבד. וניתן לבצע בקלות קונפיגורציה מחדש של ה-ESC על מנת לענות על צרכים משתנים. למעשה, מחלקת משאבי האנוש יכולה לערוך את השינויים בעצמה מבלי לעבור דרך ה-IT.
• תובנה טובה יותר
  דשבורדים של משאבי אנוש מעניקים לרכזי האיוש מבט בזמן אמת על פעילויות קליטת העובדים ועל פרמטרים חשובים אחרים המסייעים להם להישאר בשליטה ולקבל החלטות מהירות ונכונות יותר. הפלטפורמה משלבת גם סקרים על מנת לאפשר למשאבי האנוש למדוד את איכות עבודתם וללמוד כיצד יוכלו להמשיך ולשפר אותה.
  פלטפורמת Now שלנו מסייעת לנו – ויכולה לסייע לכל חברה – להעניק לעובדים חדשים או ותיקים חוויית "לקוח" מצוינת כמו זו שהם מצפים לה, ולבנות נאמנות לחברה ושביעות רצון.